Ein effizientes Projektmanagement mit SharePoint schafft eine zentrale Plattform für alle Projektaktivitäten – von der Dokumentenablage über die Aufgabenverteilung bis zur Team-Kommunikation. Statt mit isolierten Tools zu jonglieren, arbeiten alle Beteiligten in einer integrierten Umgebung. Das Ergebnis ist mehr Transparenz, reibungslosere Abläufe und eine verlässliche Single Source of Truth.

Warum SharePoint als zentrale Schaltzentrale für Projekte nutzen?

Tech-Leads und Gründer kennen das Problem: Informationen sind über E-Mails, Chat-Tools und diverse Cloud-Speicher verstreut. Das führt zu Reibungsverlusten, fehlender Übersicht und erschwert die Koordination – besonders in agilen Entwicklerteams, wo Geschwindigkeit entscheidend ist.

Die zentrale Herausforderung besteht darin, eine einheitliche und verlässliche Informationsquelle zu schaffen. Genau hier setzt SharePoint an: Es bündelt alle projektbezogenen Informationen und Prozesse an einem Ort und sorgt für eine klar strukturierte Arbeitsumgebung.

Die Vorteile einer integrierten Projektplattform

Es geht nicht darum, eine weitere Software einzuführen, sondern bestehende Prozesse zu konsolidieren. Die Vorteile für Tech-Unternehmen sind konkret:

• Single Source of Truth: Alle relevanten Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen sind zentral gespeichert und für Berechtigte jederzeit zugänglich. Die Suche nach aktuellen Versionen entfällt.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit und transparente Aufgabenlisten vereinfachen die teamübergreifende Koordination spürbar.
• Skalierbare Infrastruktur: Die Plattform wächst flexibel mit dem Unternehmen mit, ohne dass ständig neue Insellösungen integriert werden müssen.
• Kosteneffizienz: Als Bestandteil des Microsoft 365-Ökosystems ist SharePoint oft bereits lizenziert, was Zusatzinvestitionen in spezialisierte Drittanbieter-Tools reduziert.

Richtig konfiguriert ist SharePoint mehr als ein Cloud-Speicher. Es wird zum Nervensystem Ihrer Projekte, das Informationen intelligent verbindet und Arbeitsabläufe automatisiert.

Dieser Ansatz ist bewährt. Bereits 2016 zeigte eine Studie, dass Projektmanagement-Lösungen auf SharePoint-Basis besonders bei Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitern etabliert sind. Damals nutzten 37 Prozent der befragten Entscheider die Plattform aktiv für ihr Projektmanagement. Weitere Details finden Sie in diesem Artikel über den Einsatz von SharePoint in Unternehmen.

Letztendlich wird eine Umgebung geschaffen, in der sich Teams auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können: die Entwicklung digitaler Produkte. Eine durchdachte SharePoint-Struktur legt dafür das Fundament.

Eine Architektur, die mit Ihren Projekten wächst

Wer Projektmanagement mit SharePoint ernsthaft betreiben will, benötigt eine solide Architektur. Ohne eine klare Struktur versinken selbst die besten Teams im Chaos. Ein bewährtes Modell ist die Nutzung einer zentralen Hub-Site als Ankerpunkt, an die alle einzelnen Projekt-Sites angebunden sind. Diese Struktur schafft Ordnung und skaliert flexibel mit dem Unternehmen.

Die Hub-Site fungiert als Cockpit für Ihr Projekt-Portfolio. Hier laufen übergreifende Informationen zusammen: eine Übersicht aller Projekte, abteilungsübergreifende Ankündigungen und der Zugriff auf zentrale Ressourcen wie Vorlagen oder Richtlinien. Von hier aus gelangen Teammitglieder mit einem Klick zur für sie relevanten Projekt-Site.

Die Hub-Site: Das zentrale Cockpit für den Überblick

Jedes Projekt erhält eine dedizierte Projekt-Site, die fest mit dem Hub verbunden ist. Ein agiles Software-Team könnte beispielsweise für Projekte wie das „Q3-Release“ oder die „API-Optimierung“ jeweils eine eigene SharePoint-Teamwebsite anlegen. Dort werden alle projektspezifischen Inhalte gebündelt:

• Dokumentenbibliotheken: Ablage für technische Spezifikationen, User Stories und Testprotokolle.
• Aufgabenlisten: Zur Verfolgung von Entwicklungs-Tasks, Bugs und Feature Requests.
• Projektnotizbuch: Ein geteiltes OneNote für Meeting-Protokolle und Brainstormings.
• Kalender: Hält Sprint-Planungen, Deadlines und Meilensteine für alle sichtbar fest.

Diese Trennung hält die einzelnen Projekt-Sites fokussiert, während die Hub-Site den übergeordneten Überblick sicherstellt.

Das folgende Diagramm visualisiert, wie SharePoint zum zentralen Nervensystem für das Projektmanagement wird. Es verbindet die drei Kernsäulen – Dokumente, Aufgaben und Kommunikation – an einem Ort.

Die logische Struktur vereinfacht die Informationssuche und Koordination im Team erheblich.

Standardisierung durch Vorlagen: Prozesse skalierbar machen

Ein großer Effizienzhebel liegt in der Nutzung von Site-Vorlagen (Site Templates). Statt bei jedem Projekt bei null anzufangen, definieren Sie einmal eine optimale Struktur für eine Projekt-Site und speichern diese als Vorlage ab. Dadurch startet jedes neue Vorhaben mit der richtigen Konfiguration.

Eine gute Vorlage ist mehr als eine leere Hülle. Sie etabliert Best Practices im Unternehmen und sorgt für einen einheitlichen Standard – von der Ordnerstruktur bis zu vordefinierten Berechtigungen.

Eine solche Vorlage könnte beispielsweise eine Dokumentenbibliothek mit den Ordnern „01_Konzepte“, „02_Spezifikationen“ und „03_Abnahmeprotokolle“ enthalten oder eine Aufgabenliste mit den Spalten „Priorität“, „Status“ und „Zugewiesen an“. Jedes Teammitglied ist so vom ersten Tag an produktiv.

Falls Sie tiefer in das Thema flexibler Systemarchitekturen eintauchen möchten, finden Sie in unserem Artikel zur Skalierbarkeit von Software übertragbare Prinzipien.

Ebenso entscheidend sind klare Namenskonventionen. Eine simple Regel wie [Jahr]_[Projektname]_[Kürzel] (z. B. 2024_Q3-Release_QR) verhindert Verwirrung und vereinfacht die Suche. In Kombination mit einer intuitiven Navigation auf der Hub-Site finden sich auch neue Kollegen sofort zurecht, was die Akzeptanz erhöht und den Verwaltungsaufwand minimiert.

Das richtige Werkzeug für Ihr Aufgabenmanagement wählen

Eine saubere Architektur ist die Basis. Mindestens ebenso wichtig ist die Wahl des passenden Werkzeugs für die tägliche Aufgabenverwaltung. Das Microsoft-365-Ökosystem bietet hierfür verschiedene Optionen, die jeweils eigene Stärken haben. Die Entscheidung hängt von der Komplexität Ihrer Projekte und der Arbeitsweise Ihres Teams ab.

Die drei gängigsten Werkzeuge, die sich nahtlos in SharePoint integrieren, sind SharePoint-Listen, Microsoft Planner und Microsoft Project for the web. Anstatt nur Features aufzulisten, betrachten wir den Einsatz anhand eines praktischen Szenarios, um zu verdeutlichen, wann welches Werkzeug sinnvoll ist.

Der simple Einstieg: Aufgaben in SharePoint-Listen

Für den Start oder für Projekte mit geringer Komplexität sind SharePoint-Listen oft die schnellste und beste Lösung. Sie sind das Schweizer Taschenmesser für das Projektmanagement mit SharePoint.

Nehmen wir eine Checkliste für ein kleines Software-Release: Build erstellen, Tests durchführen, Dokumentation aktualisieren. Dafür sind keine Gantt-Diagramme oder komplexe Ressourcenplanungen nötig. Eine einfache Liste mit Spalten für die Aufgabe, den Status (Offen, In Arbeit, Erledigt) und eine verantwortliche Person genügt. Der Vorteil: Die Liste ist direkt in die Projekt-Site integriert, flexibel anpassbar und erfordert kaum Einarbeitung.

Für agile Teams: Visuelles Management mit Microsoft Planner

Sobald eine visuelle und kollaborative Arbeitsweise gefordert ist, ist der Microsoft Planner die nächste logische Stufe. Planner ist ideal für agil arbeitende Teams, die ihre Aufgaben auf einem Kanban-Board organisieren. Jede Aufgabe wird zu einer Karte, die je nach Fortschritt durch Spalten wie Backlog, In Arbeit und Erledigt verschoben wird.

Die Vorteile davon sind:

• Visuelle Klarheit: Jedes Teammitglied sieht sofort den Status der Aufgaben und erkennt potenzielle Engpässe.
• Einfache Zusammenarbeit: Aufgaben können direkt kommentiert, mit Checklisten für Unteraufgaben versehen oder mit Dateien ergänzt werden.
• Nahtlose Integration: Ein Planner-Board lässt sich als eigener Tab in die SharePoint-Projekt-Site oder in Microsoft Teams einbetten.

In unserem Beispiel wird die Aufgabe "Tests durchführen" aus der SharePoint-Liste nun detaillierter. Es entstehen spezifische Aufgaben wie "Unit-Tests schreiben", "Integrationstests aufsetzen" und "UI-Tests automatisieren". Diese lassen sich perfekt auf einem Planner-Board abbilden und dem Entwicklungsteam zuweisen.

Ein gut gepflegtes Planner-Board wird schnell zum zentralen Instrument für den täglichen Projektfortschritt. Es macht Status-Mails überflüssig und fördert Transparenz und Eigenverantwortung.

Wenn Sie sich für den Vergleich von Planner mit anderen Tools wie Asana oder Trello interessieren, finden Sie in unserem Vergleich der Projektmanagement-Tools weitere Analysen.

Für komplexe Vorhaben: Projekte mit Microsoft Project steuern

Für große oder komplexe Projekte mit strikten Deadlines, zahlreichen Abhängigkeiten und präziser Ressourcenplanung stoßen Listen und Planner an ihre Grenzen. Hier ist die Anbindung von Microsoft Project for the web die logische Konsequenz.

Mit Project können Sie kritische Pfade analysieren, Meilensteine definieren und die Auslastung Ihres Teams über mehrere Projekte hinweg planen. Die Aufgabe "Build erstellen" ist hier nicht nur ein To-do, sondern ein kritischer Meilenstein, von dem der Start der gesamten Testphase abhängt. Solche Abhängigkeiten lassen sich in Project sauber definieren und visualisieren. Project ist das Werkzeug der Wahl, wenn Zeitpläne und Budgets präzise eingehalten werden müssen und das Management eine detaillierte Projekt-Roadmap benötigt.

Vergleich der Aufgabenmanagement-Tools in SharePoint

Diese Tabelle fasst die Eignung der drei Werkzeuge zusammen und hilft bei der Auswahl für spezifische Projektanforderungen.

Es gibt nicht das eine perfekte Tool. Die Kunst liegt darin, das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe zu wählen und dessen Stärken gezielt zu nutzen.

Manuelle Prozesse mit Power Automate eliminieren

Effizientes Projektmanagement erfordert die konsequente Eliminierung manueller und repetitiver Aufgaben. Hier wird Power Automate zu einem entscheidenden Werkzeug, um das Projektmanagement mit SharePoint intelligenter und reaktionsschneller zu gestalten.

Die Grundidee ist einfach: Statt dass Teammitglieder auf Genehmigungen warten oder manuell Daten zwischen Systemen übertragen, richten Sie automatisierte Workflows ein. Diese erledigen die Arbeit im Hintergrund, was Zeit spart und die Fehlerquote drastisch senkt.

Praxisnahe Workflows mit sofortigem Mehrwert

Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Start mit einfachen, aber wirkungsvollen Flows. Hier sind drei praxiserprobte Beispiele, die Sie direkt in Ihrem SharePoint-Setup umsetzen können.

1. Automatischer Freigabeprozess für Dokumente

Das manuelle Einholen von Freigaben ist ein klassischer Zeitfresser und prädestiniert für die Automatisierung.

• Auslöser (Trigger): Ein Teammitglied lädt ein Dokument, z. B. eine technische Spezifikation, in eine definierte SharePoint-Dokumentenbibliothek hoch.
• Aktion: Power Automate startet einen Genehmigungs-Workflow. Der zuständige Tech-Lead erhält eine E-Mail oder eine adaptive Karte in Microsoft Teams mit den Optionen „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.
• Ergebnis: Je nach Entscheidung wird das Dokument automatisch in den Ordner „Freigegeben“ verschoben oder der Status in einer Metadatenspalte auf „Approved“ gesetzt. Das Teammitglied erhält eine Benachrichtigung über das Ergebnis.

Ein solcher Flow stellt sicher, dass Freigaben nach einem standardisierten Prozess ablaufen und lückenlos dokumentiert werden. Das ist bei Audits oder späteren Rückfragen von großem Wert.

2. Proaktive Benachrichtigungen bei Blockaden

In agilen Projekten ist es entscheidend, Hindernisse sofort zu erkennen. Ein proaktiver Benachrichtigungs-Flow dient als Frühwarnsystem.

• Auslöser (Trigger): Der Status einer Aufgabe in einer SharePoint-Liste oder im Planner wird auf „Blocked“ gesetzt.
• Aktion: Der Flow sendet umgehend eine Benachrichtigung an einen bestimmten Kanal in Microsoft Teams oder direkt per Chat an den Projektleiter.
• Ergebnis: Der Projektleiter kann sofort reagieren, ohne manuell den Status in verschiedenen Tools prüfen zu müssen. Das Problem wird sichtbar, bevor es den Sprint gefährdet.

3. Nahtlose Datensynchronisation zwischen Tools

Manuelle Datenübertragung ist fehleranfällig und ineffizient. Ein Synchronisations-Flow löst dieses Problem.

• Auslöser (Trigger): Ein neues Element wird in einer SharePoint-Liste erstellt, zum Beispiel Kundenfeedback aus einem Microsoft Formular.
• Aktion: Power Automate extrahiert die Informationen und erstellt daraus automatisch eine neue Aufgabe im Microsoft Planner des zuständigen Produktteams.
• Ergebnis: Das Feedback landet direkt im Backlog des verantwortlichen Teams. Eine manuelle Übertragung ist nicht mehr nötig.

Diese Beispiele zeigen nur einen kleinen Ausschnitt der Möglichkeiten. In unserem Leitfaden zur Workflow-Automatisierung mit Software-Tools finden Sie weitere Ansätze. Beginnen Sie mit der Automatisierung der Prozesse, die im Alltag den größten manuellen Aufwand verursachen.

Projektdaten mit Dashboards transparent machen

Gute Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten, nicht auf Vermutungen. Aussagekräftige und interaktive Dashboards machen den Projektfortschritt für alle Beteiligten greifbar, indem sie Rohdaten aus SharePoint-Listen in verständliche Visualisierungen übersetzen.

Das leistungsstärkste Werkzeug in diesem Kontext ist Power BI. Es lässt sich nahtlos mit SharePoint verbinden und ermöglicht die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen – wie Aufgabenlisten, Zeiterfassungen oder Bug-Trackern – zu einer zentralen, stets aktuellen Informationsquelle.

Power BI für tiefgehende Analysen nutzen

Ein Dashboard für ein agiles Softwareprojekt kann entscheidende Kennzahlen auf einen Blick visualisieren, indem es direkt auf die SharePoint-Aufgabenliste zugreift.

Ein praxisnahes Projekt-Dashboard könnte diese Elemente enthalten:

• Aufgabenstatus: Ein Tortendiagramm, das die Verteilung von Aufgaben nach Status (offen, in Arbeit, erledigt) anzeigt.
• Team-Auslastung: Ein Balkendiagramm, das die Aufgabenverteilung im Team visualisiert und potenzielle Engpässe aufzeigt.
• Burndown-Chart: Eine Kurve, die den verbleibenden Arbeitsaufwand im Sprint darstellt und anzeigt, ob das Team im Plan liegt.

Die Einrichtung ist unkompliziert: Verbinden Sie Power BI Desktop mit Ihrer SharePoint-Liste, modellieren Sie die Daten und erstellen Sie die gewünschten Visualisierungen. Der fertige Bericht wird im Power BI Service veröffentlicht und direkt auf Ihrer SharePoint-Projektseite eingebettet.

Der entscheidende Vorteil liegt in der Automatisierung. Sobald eine Aufgabe in SharePoint aktualisiert wird, spiegelt sich die Änderung nach der nächsten Datenaktualisierung im Dashboard wider. Manuelle Reports in Excel werden überflüssig.

Native SharePoint-Webparts für schnelle Einblicke

Für schnelle, gezielte Informationen sind nicht immer komplexe Power BI-Dashboards notwendig. SharePoint selbst bietet nützliche Webparts, die direkt auf der Startseite Ihrer Projekt-Site platziert werden können.

Diese eignen sich für ein "Quick-Look"-Dashboard, das dem Team die wichtigsten KPIs auf einen Blick zeigt:

• Listen-Webpart: Zeigt eine gefilterte Ansicht Ihrer Aufgabenliste an, z. B. nur Aufgaben, die diese Woche fällig sind oder eine hohe Priorität haben.
• Quick Chart: Erstellt simple Diagramme direkt aus einer SharePoint-Liste, um beispielsweise die Verteilung von Aufgaben nach Kategorie darzustellen.
• Countdown-Timer: Visualisiert die verbleibende Zeit bis zum nächsten Meilenstein oder dem Sprint-Ende.
• Hervorgehobener Inhalt: Zeigt automatisch die zuletzt geänderten wichtigen Dokumente an, wie das aktuelle Anforderungsdokument.

Eine durchdachte Kombination dieser Webparts macht aus jeder Startseite ein nützliches Projekt-Cockpit. Das Projektmanagement mit SharePoint wird so nicht nur effizienter, sondern für alle im Team transparenter.

Fragen aus der Praxis zum Projektmanagement mit SharePoint

Zum Abschluss beantworte ich einige häufig gestellte Fragen, die in Projekten immer wieder aufkommen. Diese praktischen Antworten helfen, typische Stolpersteine zu vermeiden und das Potenzial von SharePoint voll auszuschöpfen.

Wie aufwendig ist die erste Einrichtung wirklich?

Der Aufwand hängt vom Ziel ab. Eine simple Projekt-Site mit Dokumentenablage und Aufgabenliste ist in wenigen Stunden eingerichtet. Eine saubere Architektur mit Hub-Site, einheitlichen Vorlagen und ersten automatisierten Prozessen erfordert hingegen mehrere Tage an Konzeptions- und Umsetzungsarbeit.

Meine Empfehlung: Beginnen Sie klein. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, sammeln Sie Erfahrungen und bauen Sie das System schrittweise aus. Das minimiert das Risiko und sichert die Akzeptanz im Team.

Funktioniert SharePoint auch für agile Methoden wie Scrum?

Ja, SharePoint ist flexibel genug für agile Frameworks. In Kombination mit Microsoft Planner lässt sich ein vollwertiges Scrum-Board für Sprints aufbauen.

• Product Backlog: Eine SharePoint-Liste eignet sich ideal als zentrales Product Backlog zur Sammlung und Priorisierung von User Stories.
• Sprint Backlog: Ausgewählte Aufgaben für den nächsten Sprint werden in ein Planner-Board überführt, wo das Team den Fortschritt visuell nachverfolgt.
• Artefakte: Wichtige Dokumente wie Sprint-Ziele oder die „Definition of Done“ werden zentral in einer Dokumentenbibliothek abgelegt.

Kann man externe Partner sicher einbinden?

Ja, die sichere Einbindung externer Nutzer ist eine der Stärken von SharePoint Online. Sie können externe Partner gezielt nur auf eine bestimmte Projekt-Site einladen, ohne ihnen Zugriff auf das gesamte Unternehmensnetzwerk zu gewähren. Über Freigabeeinstellungen steuern Sie detailliert, wer welche Inhalte sehen und bearbeiten darf.

Die granulare Rechteverwaltung ist entscheidend. Legen Sie fest, ob Externe nur lesen, kommentieren oder auch Dokumente hochladen dürfen. So bleibt die Zusammenarbeit sicher und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten.

Wichtig ist eine klare Governance-Regelung, die festlegt, wer Externe einladen darf und wie der Zugriff nach Projektende wieder entzogen wird.

SharePoint oder Microsoft Teams – was ist besser?

Diese Frage stellt sich in der Praxis oft, basiert aber auf einem Missverständnis. Die beiden Tools sind keine Konkurrenten, sondern Partner. Microsoft Teams dient als Oberfläche für die tägliche Kommunikation, während SharePoint im Hintergrund das Fundament für die Dateiablage und strukturierte Inhalte bildet.

Jeder Kanal in Teams ist mit einer eigenen SharePoint-Site verbunden. Die beste Vorgehensweise ist die Kombination beider Tools: Die schnelle, tägliche Abstimmung findet im Teams-Chat statt, während die strukturierte Ablage von Dokumenten, Listen und Dashboards auf der zugehörigen SharePoint-Site organisiert wird.

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